CAPÍTULO 5. Romper el hielo sin víctimas

Romper el hielo sin víctimas

El documento que Marta nos había enviado el sábado se titulaba «Jornada de cohesión y alineamiento transversal».

Debajo, en letra más pequeña, alguien había escrito: «Objetivo: fortalecer el sentimiento de pertenencia».

—¿Lo habrá redactado una persona? —preguntó Berta—. ¿O han alimentado una máquina con los programas de todos los congresos de la última década?

—Quizá sea el modo natural de comunicarse de su departamento —dije.

Leo llegó detrás de mí y dejó un vaso de café sobre la mesa, esta vez preguntando antes de servirlo.

—¿Qué quiere Marta que suceda después de la jornada?

—Que la gente se sienta parte de algo —respondí.

—Eso es difícil de medir.

—También el cariño de tu madre y no por ello lo descartas.

—Mi madre mide el cariño por las veces que te llevas comida de su casa.

Berta levantó la cabeza.

—Por favor, decidme que podemos organizar una jornada con croquetas y dar por solucionada la cohesión.

Habíamos quedado con Marta para una videollamada a las cuatro.

Teníamos seis horas para convertir el lenguaje de aquel documento en una propuesta lo bastante clara como para que pudiera discutirla con su dirección.

Los treinta empleados de Tándem trabajaban en áreas de proyectos, soporte y atención a clientes.

Compartían procesos, pero no siempre información.

Había que dejar de pensar en ellos como un grupo de desconocidos que necesitaba divertirse y empezar a pensar en los problemas que no podían resolver solos.

Escribí en la pizarra: «Que se conozcan».

Leo añadió debajo: «¿Para hacer qué?».

—Estás estropeando una frase muy bonita.

—Estoy intentando que alguien pueda responderla.

Berta nos contó un ejemplo de nuestro propio trabajo.

Dos semanas antes había pedido una confirmación de asistentes a un cliente y nadie le había dicho que la persona responsable estaba de vacaciones.

Como consecuencia, había contratado un servicio de transporte que luego hubo que modificar.

Lo que necesitaba no era hacer un juego de presentación con aquel equipo, sino saber a quién acudir si fallaba su interlocutor.

—Eso —dije, señalándola—. Eso es lo que tenemos que conseguir.

—Que las personas conozcan a sus sustitutos cuando se van de vacaciones —respondió Leo.

—No reduzcas mi gran revelación a una hoja de contactos.

—Una hoja de contactos que funcione puede salvar muchos matrimonios profesionales.

Dibujé tres columnas: «Qué hago», «Qué necesito de otros» y «Cómo pueden encontrarme».

Cada participante podría completar una tarjeta relacionada con su puesto.

Después propondríamos conversaciones breves por temas, no por jerarquías.

Nadie tendría que contar cuál era su mayor miedo, ni representar con plastilina cómo veía al departamento de Finanzas.

Me entusiasmé tanto que añadí una dinámica inicial. Cada persona tendría que levantar la mano cuando se reconociera en una frase: «Alguna vez he enviado un correo a cinco personas para descubrir quién sabía la respuesta».

—Me gusta —dije—. Es ligera y seguramente se reirán.

Berta hizo una mueca.

—O se sentirán señalados por sus responsables.

—No voy a pedir que digan nombres.

—Da igual. Si estás en un equipo nuevo y tu jefe está delante, puede darte apuro reconocer que no sabes a quién preguntar. Aunque lo sepan todos.

Abrí la boca para discutirlo. La volví a cerrar.

En Fuera de Guion siempre habíamos vendido una idea que me parecía fundamental: no había que tratar a los asistentes como un decorado. Y, sin embargo, en cuanto me entusiasmaba con una escena, olvidaba preguntarme qué experiencia tendrían las personas sentadas al otro lado.

—Vale —dije—. Las preguntas se hacen de forma anónima.

—Y se pueden dejar sin contestar —añadió Leo.

—Eso.

Berta escribió «sin participación obligatoria» en la esquina de la pizarra. Después subrayó «obligatoria» dos veces.

—Lo digo ya para que no acabe siendo una jornada en la que el único que pueda negarse sea el director general.

La discusión nos ocupó toda la mañana. Probamos una actividad en la que los asistentes tenían que clasificar problemas habituales sin atribuirlos a ninguna persona; descartamos otra porque exigía disponer de datos que Marta no nos había facilitado.

Sustituimos una dinámica de presentación por una mesa donde cada equipo podría explicar un cambio concreto que facilitaría su trabajo.

Al llegar a la parte final, yo quería un panel de compromisos. Leo quería un documento de acuerdos sencillo que pudiera circular después.

—Un panel es visual —argumenté.

—¿Y después dónde acaba?

—Se fotografía.

—Entonces lo importante es lo que dice, no la forma del panel.

Le señalé con el rotulador.

—Hay días en que creo que naciste para desinflar globos.

—Por eso pedí que no los incluyeras.

Berta nos interrumpió antes de que el debate alcanzara rango constitucional.

—El problema no es si usamos un panel. Es quién va a hacerse cargo de las propuestas al volver a la oficina. Si nadie las recoge, habremos cobrado por fabricar frustración con tipografía bonita.

Nos quedamos callados.

—Voy a pedirle a Marta que nombre a una persona encargada del seguimiento —dije—. Y podríamos enviar un resumen de una página con las tres mejoras que decidan priorizar. Eso sí tiene sentido.

Leo asintió.

—Y en el presupuesto diferenciamos preparación, facilitación y entrega posterior. No lo regalamos por llamarlo resumen.

A las dos recibimos un correo de Mónica, de Norte Comunicación. La propuesta base para el diecinueve le parecía viable, pero necesitaba la aprobación definitiva de su responsable de administración. Nos pedía bloquear el contenido, no los medios técnicos, hasta recibir confirmación.

Lo leí dos veces.

—¿Eso es bueno? —preguntó Berta.

—Es una puerta entreabierta —respondí.

—Entonces sigue siendo amarillo.

Le hice un saludo militar con dos dedos. Mi ejército se estaba quedando sin colores.

A las cuatro Marta apareció en la pantalla desde un despacho con una planta que ocupaba media ventana.

Le explicamos el objetivo con una frase menos pretenciosa que la del documento original: queríamos que sus equipos supieran cómo podían ayudarse y que salieran con acuerdos pequeños que realmente pudieran aplicar.

Marta se reclinó en la silla.

—Eso me interesa. Pero mi director general quiere que sea ameno. Si le digo que van a revisar procesos de trabajo, me dirá que para eso ya hacemos reuniones.

—Precisamente por eso no queremos otra reunión —respondí—. Queremos que se relacionen con personas a las que normalmente solo escriben cuando hay un problema. Y podemos hacerlo sin obligarles a interpretar a un árbol.

—Te sorprendería lo cerca que he estado de contratar algo con árboles.

—No quiero saberlo —dije.

Leo describió los tiempos y preguntó por la sala.

Marta compartió unas fotografías y explicó que podían mover las mesas, pero que necesitaban mantener una zona despejada para facilitar la entrada y la circulación.

Tenían dos personas que preferían no participar en actividades de pie durante mucho rato.

Leo anotó el dato y planteó un diseño completo que pudiera realizarse sentado, con recorridos accesibles y pausas suficientes.

No lo convirtió en un favor especial. Lo trató como una condición normal de una jornada que debía servir para todos.

—Eso nadie me lo había preguntado tampoco —dijo Marta.

Me fijé en cómo escuchó la respuesta. No buscaba que ella le agradeciera su sensibilidad. Quería diseñar bien el trabajo.

Cuando le enseñé las tarjetas, Marta frunció el ceño.

—Esto está mejor. Pero si la gente tiene que hablar delante de sus jefes, seguirá sin querer participar.

—Podemos recoger ejemplos antes de la jornada —propuse—. Los usamos sin nombres, agrupamos los problemas por temas y dejamos que cada uno elija si quiere hablar. No necesitamos que nadie haga una confesión.

Marta acercó la cara a la cámara.

—Quiero verlo.

—¿Verlo?

—Una demostración pequeña. No hace falta que vengáis treinta personas. Enseñadme cómo funciona con cuatro o cinco. Si me convence y cabe en presupuesto, lo presentaré para aprobar un piloto a finales de abril.

Aquello era un paso. No un contrato, desde luego; últimamente me esforzaba en distinguirlos.

—Podemos preparar la demostración esta semana —dije—. Y una oferta con el alcance bien delimitado.

—Enviadme primero un esquema. Lo que no quiero es que aparezcáis el día de la jornada con veinte cajas de material imposible de reutilizar. Mi equipo ya tiene bastante trabajo.

Cuando terminó la llamada, Leo cerró el ordenador.

—Tenemos algo.

—Tenemos la posibilidad de tener algo.

—Exacto.

No pude evitar mirarlo.

—Te has puesto de acuerdo conmigo. Deberíamos celebrarlo con una fotografía.

—Prefiero comprobar el coste del piloto.

Berta recogió las tarjetas que habíamos dejado sobre la mesa. Se quedó con una entre los dedos.

—¿Puedo hacer una observación más?

—Siempre que no nos obligues a hacer una ronda de presentaciones personales —dije.

—No montéis la demostración para convencer a Marta de lo brillantes que sois. Montadla para descubrir qué falla. Si os sale mal con cuatro, mejor que con treinta.

Esperaba sentir un pinchazo en el orgullo. Lo sentí, pero no tan intenso como otras veces.

—Entonces tú eliges una de las actividades para ponerla a prueba —le contesté—. La que menos te creas.

Berta sonrió de lado.

—Tengo varias candidatas.

Leo empezó a recoger los rotuladores.

—Por fin un criterio de selección que compartimos los tres.

Cuando salimos de la sala ya pasaban de las seis. El coworking se había vaciado y desde la terraza se escuchaba el rumor lejano del tráfico. Guardé el documento de Marta en una carpeta compartida. El archivo se llamaba «Tándem_piloto_v1», sin adjetivos triunfales.

—Has cambiado bastante la propuesta —comentó Leo en la puerta.

—Berta tenía razón.

—Sí. Pero tú has sido quien ha sabido qué conservar de la idea.

Me quedé mirándole. Los elogios de Leo seguían resultándome incómodos cuando no venían seguidos de un reproche.

—No sé cómo responder cuando dices cosas razonables sin poner un «pero» después.

—Puedes probar con «hasta mañana».

—Hasta mañana, entonces.

Me di la vuelta antes de añadir algo que estropeara la conversación.

En el ascensor miré la tarjeta que Berta había dejado entre mis papeles. En un lado alguien había escrito «¿Qué necesito de los demás para hacer mejor mi trabajo?». En el otro, con su letra pequeña, había añadido una pregunta nueva:

«¿Se lo he preguntado alguna vez?».

La dejé donde pudiera verla al día siguiente.